档案盒长期使用，会出现折边开裂、标签脱落、盒体磨损、受潮霉变等情况，达到破损标准就要及时更换。更换无酸档案盒时，优先选用同规格、同等级无酸盒，保证酸碱度、缓冲指标达标。更换前核对盒内档号、文件清单，清点文件数量，防止错放、遗失。
转移文件时，轻拿轻放，检查文件本身有没有破损，同步记录在备考表上。旧盒要区分状态，如果只是单纯磨损、没有霉变、没有污染，单独收集，按废弃物分类处理；如果已经发霉、沾染油污、锈蚀污染，不能和普通废纸混放，单独隔离消杀，避免霉菌扩散污染其他档案。
不要把旧盒上的旧标签撕下来直接贴到新盒上，旧标签胶层老化，容易污染新无酸盒，重新制作无酸标签。成套科技档案更换盒体，尽量一次性同步更换，保持外观统一，方便库房管理。定期巡检档案柜，提前发现盒体破损，不要等到盒体完全散架才更换，减少档案丢失、散乱风险。