文书档案盒主要用于收纳党群、行政、业务类文书材料，是文书归档最常用载体。文书档案盒一般为立式翻盖结构，盒身预留标签区域，方便填写档号、题名、保管期限、年度等信息，便于库房检索查找。盒内文件按照归档整理规则排序，装订或者散装放置，单盒内文件数量控制在合理范围，不宜过厚，避免挤压折损纸张。
文书档案盒有统一的外形尺寸标准，适配档案柜层板，摆放整齐，节约库房空间。盒脊标签是重点，文字内容清晰规范，竖排书写，从外部不用开箱就能识别档案信息。文书材料入盒前，要先去除金属订书钉、回形针等金属物，金属锈蚀会污染纸张。同一年度、同一保管期限、同一类别的文书尽量归入同一个档案盒，不要跨类别混放。盒内可放置备考表，记录盒内文件数量、整理情况，方便后续查阅交接。